Comunicados en cinco minutos

01Por qué una IA genérica no alcanza

El Bayard le manda muchísimos mails a las familias: invitaciones a eventos, cronogramas, logística de viajes, actualizaciones de aranceles, comunicados delicados. Cada uno tiene que sonar al colegio y no a cualquiera. Formal pero cálido, un 'nosotros' institucional propio, el lenguaje inclusivo escrito de una forma puntual, los términos internos y los códigos de curso que solo se usan ahí. El equipo escribía cada mensaje a mano, desde una hoja en blanco, y eso se comía tardes enteras.

Una IA genérica redacta rápido, pero redacta como IA, que es justo lo que un colegio no quiere delante de sus familias. Le pedís 'tono cálido y profesional' y te devuelve un mail corporativo esforzándose por sonar cercano. La voz de una institución con setenta años no vive en un adjetivo: vive en lo que ya escribió.

02Cómo codifiqué la voz del colegio

Dejé de pedir descripciones y fui a la fuente. Corriendo código en Google Colab contra la API de Mailchimp bajé más de 3.500 campañas reales del colegio. Después las ordené a mano, porque no son una sola voz sino varias, y las agrupé en nueve familias: eventos y celebraciones, logística operativa, viajes y campamentos, aranceles e inscripciones, académico, asignación de House, talleres para familias, newsletters institucionales y los comunicados sensibles o de crisis.

Cada familia escribe distinto, así que armé un perfil de voz para cada una. Una invitación a un evento es festiva, con emojis y un llamado claro a confirmar asistencia. Una actualización de aranceles es corta y seca, sin emojis, firmada por administración. Un comunicado de crisis es solemne y lo firma el comité directivo. Después codifiqué todo lo que hace que un mail suene al Bayard: las aperturas exactas, el 'nosotros' institucional, la regla de lenguaje inclusivo, el vocabulario propio (los Houses, los códigos de curso como P5 y S2), los formatos de fecha, qué significa cada emoji y qué firma lleva cada tipo de mensaje.

Esas nueve familias viven dentro del sistema como una taxonomía de categorías filtrada por rol, y las reglas de voz quedaron en archivos de contexto que se ensamblan en un orden fijo antes de cada redacción. La voz no la inventa el modelo: está codificada, basada en comunicados reales de 2024 a 2026.

03Todo lo que hace Bayard Writer

• Tres perfiles por rol (Docentes, Directivos, CEI): misma voz base, distinta firma y distintas categorías habilitadas.
• Flujo guiado por chips, no un prompt libre: elegís categoría, audiencia y longitud, y recién describís el evento.
• Dos turnos: primero tres títulos para elegir con un clic, después el comunicado completo.
• Voz por categoría: cada tipo trae su tono, sus emojis, su firma y su checklist.
• Longitud como techo real: Corto, Medio o Largo inyecta el número exacto de caracteres al modelo.
• Regla de no inventar datos: si falta una fecha o un monto, escribe [COMPLETAR: ...] en vez de alucinarlo.
• Modulador de sensibilidad: en los comunicados delicados endurece el tono, saca emojis y firma el comité directivo.
• Tips de revisión al pie de cada comunicado: qué adjuntar, con quién coordinar, quién revisa antes de enviar.
• Copiar con formato: pega con negritas y viñetas intactas en Gmail, Word o Bayard Hub.
• Corre sobre el Claude del propio colegio: los datos quedan en su cuenta y se paga solo por lo que se escribe.
• Panel de administración: accesos por rol y métricas de uso (tokens, costo, conversaciones) por rol y por usuario.

04De una hora a cinco minutos

Los borradores vuelven reconociblemente del colegio, por categoría, en minutos. Lo que era casi una hora por comunicado pasó a menos de cinco: el equipo edita en vez de escribir desde cero.

Las categorías seguras y repetitivas avanzan solas. Las delicadas siguen pasando por una lectura humana antes de salir, a propósito: el asistente pone la voz, las personas se quedan con el criterio.

Y quedó un patrón que uso en cada proyecto: cargar el contexto completo de una organización dentro de la IA para que lo que sale sea inconfundiblemente suyo, no de cualquier otra IA.